تشکیل تیم
وقتی تیمی شکل می‌گیرد، یعنی جمعی از افراد متخصص کنار هم جمع شده‌اند. افرادی که هریک بسته به تخصص خود مشغول به فعالیتی خاص هستند و در نهایت برای ارائه هدفی واحد نیاز به رهبری فردی خاص دارند. تفاوت اصلی میان رهبر یک تیم یا استارتاپ با مدیران برخی شرکت‌ها و ادارات، وظایف و نحوه عملکرد آن‌هاست.
رهبر یک تیم با مدیر چه تفاوتی دارد؟
از آنجا که فضای کسب و کارهای تیمی و استارتاپی با فضای ادارات و سایر سازمان‌ها متفاوت است، نحوه عملکرد رهبران این دو گروه نیز با سایر مدیران تفاوت‌هایی دارد. در یک کار تیمی و کسب و کارهای گروهی و استارتاپی همانطور که از نام آنها پیداست، اعضا گروه برای ارائه هدف نهایی تیم کنار هم جمع شده‌اند و هر کدام وظیفه خاص خود را هماهنگ و هم مسیر با باقی افراد تیم جلو می‌برند، تمام افراد گروه با رهبر تقریباً هم‌رده‌اند و پیشرفت و همراهی و هم‌فکری بیشتر از هر چیز دیگری اهمیت دارد.
وظایف رهبر تیم
وظایف رهبر تیم شامل تصمیم‌گیری، مربیگری، توسعه مهارت‌های تیم و مدیریت تضادهاست. پیگیری این موارد فرایندی مداوم است که نیاز به تمرین و تکرار منظم دارد. در اینجا پنج مسئولیت مهم یک رهبر تیم را بررسی می‌کنیم:
رهبر تیم اعضای خود را بسته به اهداف و با توجه به تخصص‌شان انتخاب و در مسیر دستیابی به اهداف رهبری می‌کند. مربیگری شامل پیشرفت عملکرد اعضای تیم، ارائه بازخورد و نشان دادن مهارت‌های مورد نظر و اخلاق کاری مورد انتظار است. رهبر تیم در کنار سایر اعضای تیم خود به سبک یک مربی و با هدف پیشرفت مهارت‌های تیم فعالیت می‌کند.
برای مثال، رهبر تیم فروش شرکتی برنامه‌ریزی می‌کند چه جلساتی در طول هفته با تمام یا یک به یک اعضا تیم خود داشته باشد. در این جلسه در مورد زمینه‌های بهبود بحث می‌کند و در عین حال ویژگی‌های رهبری مؤثر را نیز به اعضا نیز نشان می‌دهد. رهبر تیم مشخص می‌کند که تیم برای تأمین سهمیه فروش به کمک نیاز دارد یا خیر.
او ابتدا تمام مراحل روند فروش را مرور کرده و سپس مشخص می‌کند که کدام نقاط برای موفقیت تیم ضروری‌تر است. در نهایت نیز تمام اعضا تیم با هم‌فکری و همکاری یکدیگر روش‌های جایگزینی سهل و سریع‌تری را برای تکمیل مراحل فروش محصول و در جهت بهبود روند کلی فروش شرکت ارائه می‌دهند.
- تقویت نقاط قوت و بهبود نقاط ضعف
از دیگر وظایف رهبر هر تیم، شناسایی نقاط قوت و ضعف تیم است. با تعیین اینکه کدام یک از اعضای تیم در کدام کار متخصص هستند، می توانید مسئولیت‌ها را به شخص مناسب واگذار کنید. همچنین تعیین فرصت مناسب برای نمایان شدن تخصص اعضا و اقدامات مناسب برای بهبود آنها از عوامل پیشرفت آنی تیمی با رهبری آگاه و دقیق است.
برای مثال مسئول برنامه‌ریزی مالی یک شرکت ابتدا نقاط قوت هر یک از اعضای تیم را در نظر می‌گیرد. او از نقاط قوت برای واگذاری مسئولیت‌های مورد نیاز به هر یک از اعضا تیم استفاده می‌کند چراکه می‌داند با بودجه‌بندی مناسب است که تیم رشد می‌کند. او همچنین می‌داند که هر فرد بر حسب چه توانایی، توسعه آن بخش از تیم را تضمین کرده‌است.
- ارزیابی پیشرفت تیم با مشخص کردن اهداف
برای سنجش موفقیت تیم، ابتدا باید هدف نهایی را مشخص کنید. ارزیابی اهداف و تعیین چگونگی موفقیت تیم می‌تواند از سوءاستفاده رقیبان پیشگیری کند. این امر همچنین به اعضا تیم درک کاملی از آنچه که از آنها انتظار می‌رود را می‌دهد. شفاف‌سازی اهداف و ارزیابی میزان پیشرفت در طول مسیر به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا همکاری و مشارکت بهتری با یکدیگر داشته باشند.
برای مثال رهبر تیم شما به یکی از اعضا مأموریت می‌دهد تا یکی از فروشندگان برتر را هدایت کند و برنامه آموزشی جدیدی را برای ورود به سیستم ایجاد کند. هدف اصلی تیم، ایجاد آموزش برای کارمندان جدید است، آموزشی که مهارت‌های لازم فروش را به آنها یاد می‌دهد.
چنین تیمی به سادگی یک هدف مشترک برای تکمیل پروژه‌های خود مشخص می‌کند. با این حال، فردی که این مسئله را به‌عهده گرفته‌است می‌داند که وظایفی مثل تکمیل دوره‌های فردی و ایجاد کتابچه راهنمای آموزش، مسئولیت اوست. او بازه‌های زمانی مشخصی را برای هر جنبه از پروژه خود تعیین کرده و آنها را با باقی وظایف خود هماهنگ می‌کند، بنابراین در پایان، هر یک از اعضای تیم از آنچه از آنها انتظار می‌رود و زمان مناسب اجرای آنها درک کاملی دارند.
از آنجا که هر تیم از شخصیت‌های مختلف با روحیات اخلاقی، ویژگی‌های کاری و انگیزه‌هایی متفاوت تشکیل شده‌است، گاهی اوقات ممکن است درگیری رخ‌دهد. اتفاقی که در هر نوع حرفه و با هر میزان صمیمیتی در میان افراد، کاملاً طبیعی است. سرپرست تیم مسئول جلوگیری از بروز درگیری و در صورت وقوع، مسئول ایجاد سازش و برطرف کردن آن است. با تعیین قوانین پایه و تعیین واضح وظایف می توانید تا حد زیادی از وقوع بسیاری از حواشی و درگیری‌ها جلوگیری کنید. اگر متوجه تعارض شدید، بهتر است قبل از تشدید، آن را برطرف کنید.
ملاقات با هر دو عضو تیم و صحبت به موقع با آنها می‌تواند تا حدی به شما درباره علت وقوع درگیری بینش دهد. گفتگو با تمام اعضا تیم نیز می‌تواند فرصتی فراهم کند تا راه حلی بهتر برای پیشبرد تیم ارائه دهید.
برای مثال وقتی یکی از اعضا احساس می‌کند حجم کار محول شده نابرابر است و ادعا می‌کند كه باقی اعضا وظایف آسانتری نسبت به او بر‌عهده دارند، جای اینکه وقت ارزشمند تیم برای بحث و گفتگو در مورد این درگیری تلف شود، جلسات متفاوتی با هر فرد ترتیب داده و ضمن تشویق فرد برای رسیدن به هدفی واحد و توافق شده، نگرانی های او را درک و در ادامه رفع کنید.
- ابتکارات تیمی را سازماندهی کنید
وقتی چندین عضو روی هدفی واحد کار می‌کنند، سازماندهی ضروری است. بهتر است پروژه‌های فردی، اهداف، ارتباطات و اسناد مهم روشن و در دسترس باشند. این وظیفه رهبر تیم است که جلسات تیم، مباحث و پیشرفت را به سمت هدف جهت دهی کند.
برای مثال رهبری که هنگام مدیریت تیم خود از مهارت‌های سازمانی قوی استفاده می‌کند، مثلاً برای جلسات فروش، آگاهی زیادی به اعضای تیم خود می‌دهد و با نمایش محتوایی کلی از مهم‌ترین مباحث مورد نیاز، آنها را برای جلسات آماده می‌کند، در طول جلسه طرح‌ها را از نزدیک دنبال می‌کند و تمام نکات لازم برای گفتگو را یادداشت می‌کند، در نهایت تیمی موفق و پیشرو را رهبری خواهد کرد.
